A história do termo 'agência' pode ser rastreada até o século 19, quando Volney B. Palmer abriu a primeira agência nos EUA.
Ele se referia ao seu negócio como um 'agente' e operava essencialmente como uma agência de mídia, comprando espaços de anúncios impressos em grande quantidade e vendendo-os para clientes com um lucro adicional.
Desde a Era de Ouro da publicidade nos anos 1960, as agências de marketing percorreram um longo caminho.
Fonte da imagem: NCLAC
Eles se adaptaram e evoluíram durante o boom da internet nos anos 90, o boom da tecnologia móvel nos anos 2000, a disrupção causada pela pandemia em 2020 e agora o boom da IA em 2023.
Nota lateral: confira nosso ótimo artigo sobre como as principais agências digitais estão usando IA na otimização de seus processos de negócios.
Uma coisa que permaneceu consistente ao longo das décadas é a necessidade de as agências organizarem suas equipes em estruturas específicas para atender às exigências dos clientes. A estrutura de uma agência de marketing refere-se a como o pessoal e as equipes são organizados em sua organização.
Aqui na SEOptimer, nós conversamos com nossos clientes de agências o tempo todo e nos fascina como diferentes agências se organizam em várias estruturas de trabalho.
Para este artigo, nós consultamos algumas das principais agências digitais para obter uma noção das estruturas que elas implementaram para garantir que suas equipes operem da maneira mais eficiente possível.
Gostaríamos de agradecer aos seguintes colaboradores por compartilharem suas percepções sobre as estruturas de agência de marketing que implementaram em suas organizações:
- Kyle Smendziuk @ WebMarketers, Canadá
- Andy Beohar @ SevenAtoms, Estados Unidos
- Paul Mario Vratusha @ D Studio Consulting, Reino Unido
- Daniel Samples @ Nurdit, Estados Unidos
- Holly Rollins @ 10x Digital, Estados Unidos
De modo geral, a maioria dos proprietários de empresas não se importa muito com as estruturas de suas companhias. Mas para os proprietários de agências, isso é na verdade um elemento muito importante do negócio. A razão é que a maioria dos proprietários de agências lida com um grande volume de entregáveis, como tal, eles tendem a estar sob muita pressão e estresse.
Ao implementar uma estrutura de agência, os fundadores de agências podem projetar seus negócios para operar da forma mais eficiente possível e, em última análise, dimensioná-los para ganhar mais dinheiro.
Estruturas Típicas de Agências de Marketing
Estrutura Tradicional de Agência de Marketing
A estrutura tradicional de agência de marketing é uma abordagem que resistiu ao teste do tempo. Grandes agências de publicidade utilizaram esse modelo para ajudá-las a gerenciar equipes e centralizar a autoridade, criando um fluxo de relatórios ascendente.
Todas as especializações (SEO, marketing em mídias sociais, design de sites, etc.) e operações comerciais (contabilidade, recursos humanos, etc.) são agrupadas em suas próprias equipes individuais.
Então, essa estrutura de agência de marketing resultará em diferentes equipes baseadas em suas especializações. Por exemplo, a equipe de SEO será composta por um diretor de SEO, SEO sênior, SEO júnior, etc.
Da mesma forma, a equipe de mídia social será composta pelo chefe de marketing de mídia social, comprador de mídia sênior, gerentes de mídia social júnior, etc.
Cada equipe, ou divisão, é gerenciada por um chefe de departamento (por exemplo, diretor de SEO) que se reporta ao gerente geral ou a outro executivo como um Diretor de Operações (COO).
Estrutura da Agência de Marketing Pod
Como o nome sugere, a estrutura da agência de marketing pod divide a organização em equipes ou "pods" com base em cada projeto.
Isso resulta em equipes compostas por um líder de projeto ou estrategista e, em seguida, vários indivíduos de diferentes especializações que podem prestar os serviços.
Um pod em uma agência de mercado usando esta estrutura pode consistir nos seguintes membros:
- Líder de projeto ou gerente de contas
- Especialista em SEO
- Especialista em PPC
- Especialista em marketing de mídias sociais
- Designer gráfico
- Redator
Então você terá um "pod" atendendo todos os seus clientes de restaurantes, outro atendendo todos os seus clientes de comércio eletrônico, e assim por diante.
Na estrutura da agência de marketing pod, o gerente de projeto se reporta ao gerente geral, chefe de serviços ao cliente, etc.
Além disso, operações de back-office como finanças e recursos humanos são divididas em seus próprios pods respectivos.
Estrutura da Agência de Marketing Matrix
A estrutura da agência de marketing matricial é quase como a estrutura tradicional, no entanto, permite a flexibilidade da formação de equipes interdivisionais como com o sistema de marketing em cápsula.
Você pode realmente pensar na estrutura da agência de marketing matrix como um híbrido entre as estruturas tradicional e pod de agências.
Na estrutura da agência de marketing matrix, as equipes são agrupadas de acordo com departamentos ou divisões (SEO, PPC, email marketing, etc.), no entanto, elas têm a capacidade de formar equipes interdivisionais para projetos individuais.
Não existe uma estrutura de agência de marketing "tamanho único".
A estrutura que você escolher vai depender, em última análise, do tamanho da sua agência, bem como do número de clientes que você tem, mas falaremos mais sobre este tópico mais tarde.
Também, lembre-se de que a estrutura de uma agência de marketing não é permanente, você sempre pode misturar as coisas e mudar sua estrutura para encontrar a melhor para a sua agência específica.
Estrutura de Agência de Marketing vs Organograma de Agência
Você pode ter ouvido falar da terminologia "organograma de agência" antes.
Mas, qual é a diferença entre a estrutura da sua agência de marketing versus o organograma da agência?
Bem, simplesmente, o organograma da agência é apenas uma representação visual da estrutura da agência de marketing. O organograma da agência mostra os diferentes papéis e responsabilidades da agência, assim como o fluxo de relatórios.
Por que é Importante Pensar na Estrutura da Sua Agência de Marketing?
Selecionar a melhor estrutura de agência de marketing requer uma consideração cuidadosa. Com isso dito, existem várias razões pelas quais você precisa pensar e considerar adequadamente a melhor opção para a sua agência:
Essencial para Escalar
O motivo mais importante para implementar uma estrutura de agência de marketing é porque isso aumenta a produtividade geral.
A estrutura de uma agência de marketing otimiza os processos e operações da sua agência. E como resultado, o trabalho é realizado de forma mais rápida e eficiente.
Uma agência que é capaz de trabalhar de forma eficiente consegue escalar suas operações simplesmente replicando o que já está funcionando.
Remove a Confusão
Quando há uma estrutura de agência de marketing claramente definida, todos os membros da equipe saberão exatamente a quem se reportar e quais são seus papéis e responsabilidades.
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Torna Fácil Acompanhar o Progresso
Há uma grande variedade de processos e atividades ocorrendo em uma agência digital, desde serviços ao cliente até a entrega do serviço.
A estrutura de uma agência de marketing facilita para que gerentes e líderes de projeto se mantenham atualizados sobre o trabalho relevante para eles sem se sobrecarregarem com informações desnecessárias.
Estruturas de Agências de Marketing em um Mundo Remoto
Com o aumento na demanda por empregos remotos e os benefícios de ter equipes remotas, quase todas as agências de marketing tiveram que implementar procedimentos e estruturas de operação remota para garantir que as operações permaneçam eficientes.
Na verdade, o trabalho remoto veio para ficar. Estudos mostram que até o ano de 2025, 36,2 milhões de americanos estarão trabalhando remotamente. Isso é um aumento de 16,8 milhões em relação ao período anterior ao início da pandemia.
Gerenciar uma equipe remota tem seus desafios. E como resultado, escolher uma estrutura de agência de marketing eficaz para sua agência remota é de extrema importância.
Perguntamos aos fundadores e executivos de agências as seguintes duas questões para entender suas estruturas de agência:
- Qual estrutura de agência de marketing você está usando em sua agência?
- Como você garante que o trabalho seja feito ao gerenciar uma equipe remota?
Agências de Sucesso Contam Sobre a Estrutura que Funciona para Elas
Kyle Smendziuk - WebMarketers
Kyle é o CEO da WebMarketers, uma agência digital de 40 pessoas sediada no Canadá, composta por funcionários tanto presenciais quanto remotos.
Ele observa que escalar uma agência com sucesso exige que você se concentre em altas taxas de retenção para evitar que novas vendas se igualem à rotatividade e enfrentem uma barreira de crescimento.
“Em um espaço digital que agora é muito mais complexo, as empresas estão confiando cada vez mais em equipes multidisciplinares para gerenciar seus esforços de marketing.
Manter os KPI’s em escala exige que os proprietários de agências invistam em gerência intermediária experiente, pois um proprietário não pode mais liderar campanhas e relacionamentos para toda a clientela.”
Andy Beohar - SevenAtoms
"Nossa equipe na SevenAtoms é estruturada com base em áreas específicas de expertise e função.
Cada membro possui um conjunto de habilidades complementares que contribui para a eficácia geral da equipe.
Priorizamos a colaboração e a flexibilidade, e é por isso que operamos sob uma estrutura horizontal com menos camadas de gerenciamento. Isso nos permite trabalhar juntos de forma mais eficiente e nos adaptar às necessidades e prioridades em mudança."
Para aproveitar ao máximo a cultura remota, as empresas devem criar um ambiente de escritório virtual que imite a experiência presencial o mais próximo possível.
Isso inclui estabelecer expectativas claras para comunicação e definir canais para tempos de resposta mais rápidos.
Por exemplo, mensagens instantâneas podem ser usadas para solicitações sensíveis ao tempo, chamadas de vídeo para reuniões e ferramentas como Wrike ou Slack para gerenciamento de projetos. Além disso, é crucial estabelecer um fluxo de trabalho bem definido que esclareça tarefas e atividades, permitindo que os membros da equipe entendam as expectativas e os prazos.
Ao implementar essas estratégias, as agências podem colher os benefícios de equipes distribuídas enquanto mantêm a produtividade e garantem o sucesso de sua força de trabalho remota.
Paul Mario Vratusha - D Studio Consulting
"Nossa equipe é dividida em cinco grupos, cada um com suas próprias responsabilidades únicas."
Paul observa que sua equipe de gestão supervisiona o lado empresarial das coisas e garante que tudo funcione sem problemas. Eles trabalham em estreita colaboração com outras equipes para garantir que os clientes recebam o serviço de mais alta qualidade.
A equipe de vendas está dedicada a encontrar novos clientes usando estratégias de marketing inbound. Uma vez que identificam um possível lead, eles trabalham com nossos especialistas em serviço para criar uma oferta personalizada que atenda às suas necessidades.
Uma vez realizada a venda, a equipe de integração assume, garantindo que eles tenham todo o acesso necessário aos canais de publicidade dos clientes, serviços e sites. Se algum desses ativos estiver faltando, a equipe de integração os criará para o cliente.
"Nossos especialistas em serviços são altamente especializados em suas respectivas áreas e atuam tanto como gerentes de contas quanto como prestadores de serviços. Se um cliente solicita vários serviços, nosso principal especialista em serviços delega tarefas a especialistas em serviços especializados que estão bem equipados para lidar com elas."
Quaisquer tarefas que requerem suporte adicional são delegadas a assistentes juniores, que são qualificados e ansiosos para ajudar em design, codificação, escrita, etc.
No geral, os benefícios da estrutura da nossa equipe superam os riscos, permitindo-nos fornecer um serviço de alta qualidade."
Para otimizar verdadeiramente a eficiência e a eficácia de uma equipe remota, as agências devem empregar uma miríade de ferramentas e estratégias.
Check-ins e reuniões programados regularmente servem para fornecer uma plataforma dinâmica para discutir o progresso, identificar e resolver problemas e, mais importante, garantir alinhamento em todos os níveis.
Além disso, as agências devem aproveitar o poder do software de gerenciamento de projetos para acompanhar prazos e delegar tarefas de maneira contínua, ao mesmo tempo em que promovem um ambiente de trabalho colaborativo que capacita os membros da equipe a se comunicarem com facilidade ao longo do dia de trabalho.
"Na D Studio Consulting, nós temos um grande cuidado em estabelecer expectativas claramente definidas e prazos realistas para cada projeto, garantindo que nossos membros da equipe estejam equipados com os recursos necessários e o suporte necessário para realizar completamente seus objetivos."
Por último, mas certamente não menos importante, priorize a confiança e a comunicação como componentes integrais do ethos organizacional, consolidando uma base de relacionamentos sólidos com cada um dos membros da sua equipe, mesmo no contexto do trabalho remoto.
Daniel Samples - Nurdit
"Como uma agência de PPC da Amazon, usamos uma estrutura híbrida que combina elementos de uma estrutura funcional e divisional para maximizar a eficiência e a produtividade."
Priorizamos a comunicação e a colaboração utilizando diversos canais de comunicação, como e-mail, telefone e videoconferência. Check-ins regulares e reuniões são essenciais para garantir que todos estejam na mesma página e para tratar de quaisquer questões ou preocupações prontamente.
Utilizamos ferramentas de gerenciamento de projetos como Trello, Asana e Monday.com para otimizar nosso fluxo de trabalho e manter transparência e responsabilidade."
Daniel também promove um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal, incentivando os membros de sua equipe a fazerem pausas, priorizarem o autocuidado e se desconectarem do trabalho fora do horário comercial.
"Nossa estrutura inovadora de agência de marketing e gestão eficaz de equipes remotas nos permitem fornecer serviços excepcionais aos nossos clientes.
Atribuímos grupos funcionais a contas de clientes específicos, permitindo serviços personalizados e atenção personalizada. Ao priorizar o bem-estar da nossa equipe, somos capazes de cultivar uma cultura de trabalho positiva que promove produtividade, criatividade e satisfação."
Holly Rollins - 10x Digital
"Na 10x Digital, nós utilizamos uma combinação de estruturas funcionais e planas."
Em uma estrutura funcional, a agência é organizada em diferentes departamentos baseados nas funções que desempenham, como SEO, PPC, PR e mídias sociais. Cada departamento possui seus próprios membros da equipe que são especializados em suas respectivas áreas de expertise.
Esta estrutura funciona bem em um ambiente remoto, pois cada equipe pode trabalhar de forma independente e colaborar virtualmente quando necessário.
Em uma estrutura plana, há poucas camadas de gerenciamento, e os membros da equipe têm um alto grau de responsabilidade. Esta estrutura funciona bem em um ambiente remoto, pois permite maior flexibilidade e agilidade na resposta às necessidades dos clientes.
Cada cliente tem um Gerente de Projeto que supervisiona o retentor mensal, agenda reuniões, cria tarefas para outros membros da equipe e reporta à alta gerência.
Holly também observa que eles têm uma reunião de produção semanal para revisar cada cliente e fornecer atualizações de status. As equipes da 10x Digital utilizam softwares de gerenciamento de projetos como Trello, Basecamp e Workzone para organizar projetos e atribuir tarefas a diferentes membros da equipe.
Como Estruturar Sua Agência de Marketing
Como mencionado anteriormente, existem dois fatores principais que podem ter um impacto na estrutura da agência de marketing que é melhor para a sua organização.
Serviços Oferecidos
Os serviços que você oferece na sua agência digital terão o maior impacto na estrutura da sua agência.
Fonte da imagem: Munro Agency
Uma agência especializada em SEO terá uma estrutura bem diferente de uma grande agência internacional que oferece múltiplos serviços de marketing.
Como exemplo, se a sua agência oferece apenas serviços especializados como SEO para empresas locais, então pode ser melhor implementar a estrutura de agência de marketing em pods, onde você tem diferentes equipes para diferentes projetos.
Então você terá uma equipe dedicada a atender todos os seus clientes de encanamento, outra que atende clientes da área da saúde, etc.
Uma agência que oferece múltiplos serviços como SEO, mídias sociais, marketing de conteúdo, etc., provavelmente usará a estrutura tradicional de agência de marketing. Na prática, você terá uma equipe dedicada a fazer SEO para todos os seus clientes e uma equipe separada gerenciando mídias sociais para todos os seus clientes.
Tamanho da Sua Agência
Quanto maior a sua agência, mais complexa será a sua estrutura.
Uma agência composta por vários funcionários, freelancers ou contratados provavelmente exigirá muito mais relatórios e supervisão gerencial do que uma agência menor.
Assim, agências menores tendem a aderir à estrutura de agência em formato de cápsula, enquanto agências maiores tendem a usar a estrutura tradicional ou matricial.
Conclusão
Implementar uma estrutura de agência de marketing é essencial se você deseja aumentar a eficiência e a produtividade na sua agência.
Se você ainda não definiu claramente qual é a sua estrutura ou se está apenas começando sua própria agência, certifique-se de escolher uma estrutura de agência de mercado que melhor se adapte às necessidades únicas da sua organização.
Sua agência implementou uma estrutura de agência de marketing que não mencionamos neste artigo? Se sim, adoraríamos saber qual é o seu modelo. Tweete para nós @seoptimer.
